Durch den Einsatz von Qlik und Board waren wir in der Lage, den Transformationsprozess in eine neue Organisation schnell umzusetzen und diese binnen kürzester Zeit eigenständig kennzahlenbasiert steuern zu können.
Oliver Fausten, CFP, PLIXXENT GmbH
Durch den Einsatz von Qlik und Board waren wir in der Lage, den Transformationsprozess in eine neue Organisation schnell umzusetzen und diese binnen kürzester Zeit eigenständig kennzahlenbasiert steuern zu können.
Oliver Fausten, CFP, PLIXXENT GmbH
Case Study
Gelungener Carve-Out mit Qlik und Board
Herausforderung Carve-out
Der Carve-out, also der Verkauf einzelner Teile oder Vermögenswerte aus einem Unternehmen oder einem Unternehmensverbund, gilt als eine der herausforderndsten M&A-Transaktionen. Mit der operativen Ausgliederung sind anspruchsvolle organisatorische Anforderungen verbunden, allen voran die operative Geschäftsübernahme und der gleichzeitige Aufbau der neuen Organisation sowie die Entkopplung von existenten IT-Systemen.
Vor diesen Aufgaben stand auch der Finanzinvestor H.I.G. Capital: Es galt, vier europäische Systemhäuser aus ihrem ehemaligen Mutterkonzern Covestro herauszulösen und unter einer neuen Holding zu bündeln, der heutigen auf Polyurethan-Systeme (PU) spezialisierten Unternehmensgruppe PLIXXENT mit Sitz in Hamburg. Zudem sollte ein eigenes Shared Service Center aufgebaut werden. Da der Investor eine Buy-and-Build-Strategie verfolgt, musste dafür Sorge getragen werden, dass auch künftige Käufe von Unternehmen bzw. Unternehmensteilen unkompliziert an die Infrastruktur und das Shared Service Center angekoppelt werden können.
Business Intelligence sorgt für Transparenz
Im Rahmen des Carve-outs sollte eine Business-Intelligence-Lösung eingeführt werden, die als zentrale Datendrehscheibe alle erforderlichen Daten, Analysen und Reports bereitstellt. „Zum einen haben wir unter Transitional Service Agreements gearbeitet, sprich es bestand eine Nebenvereinbarung mit dem ehemaligen Mutterkonzern über die Erbringung von IT und anderen Dienstleistungen, die aber eine sehr begrenzte
Laufzeit hat und zudem kostenintensiv ist. Wir mussten also sicherstellen, so schnell wie möglich unabhängig vom Mutterkonzern zu werden und auch Zugriff auf relevante Kennzahlen für die Steuerung des neuen Unternehmens zu bekommen“, erläutert Oliver Fausten, CFO der Unternehmensgruppe PLIXXENT.
Im Überblick
Kunde
PLIXXENT GmbH & Co. KG
Branche
Chemie
Region
Oldenburg, Deutschland
Funktion
Finanzen
Business-Value-Treiber
Neu gestaltete Prozesse
Herausforderungen
- Generierung steruerungsrelevanter Kennzahlen für eine neu gebildete Organisation
- Bereitstellung vertiefter Finanzinformationen
- unterjährige Budgetierung
Lösung
- Implementierung von Qlik als BI-Lösung und Board als Planungstool
- Bereitstellung der Tools für 50 Mitarbeitende an allen sechs Standorten des Unternehmens
Ergebnisse
- Befähigung der Fachbereiche zum eigenständigen Abruf benötigter Daten und Analysen
- Verfügbarkeit steuerungsrelevanter Kennzahlen
- unkomplizierte unterjährige Budgetierung
- Berichtsverpflichtungen gegenüber Investor und Banken kann einfach entsprochen werden
Der Erfolg
Kennzahlenbasierte Unternehmenssteuerung
Der Erfolg
Kurze TSA-Phase
„Zum anderen benötigte das Management und auch der Finanzinvestor vertiefte Finanzinformationen, die zu dem
damaligen Zeitpunkt noch nicht vorhanden waren.“
Benötigt wurden insbesondere Rentabilitätsbetrachtungen auf verschiedenen Ebenen wie Produkt, Industrie und Kunde. Wichtig war es Oliver Fausten und seinem Team, eine schnell implementierbare, skalierbare und performante BI-Software einzusetzen. Darüber hinaus sollte die Lösung über umfassende Self-Service-Funktionalitäten verfügen, sodass Mitarbeitende in den einzelnen Produktionsstätten in Deutschland, Holland, Dänemark, Spanien und später auch die Zukäufe in UK und Italien eigenständig individuell benötigte Daten abrufen und analysieren können.
Für die Auswahl einer geeigneten Software und die Umsetzung des BI-Projekts holte sich Oliver Fausten den Transformationsspezialisten und Qlik Elite Solution Provider Transform8 ins Boot: „Wir brauchten einen Partner, der nicht nur in den Technologien zu Hause ist, sondern vor allem Fachwissen und Erfahrung zu M&A und Private Equity mitbringt. Da die Wurzeln von Transform8 in den ‚Big Four‘ der international tätigen Beratungsunternehmen liegen, war mir klar, dass genau diese Expertise vorhanden sein wird. Gleichzeitig ist Transform8 aufgrund der Unternehmensgröße in der Lage, sehr flexibel zu agieren.“
Das Vertrauen des CFO in Transform8 zahlte sich aus: Bereits im zweitägigen Auftaktworkshop fiel die Entscheidung, Qlik als Business-Intelligence-Plattform einzusetzen. Überzeugt haben die flexible Anbindbarkeit von Quellsystemen, der Self-Service-Ansatz und die hohe Benutzerfreundlichkeit, die es ermöglicht, die Lösung auch intern zu betreiben und auszubauen. Rund 50 Mitarbeitende an allen sechs Standorten arbeiten mit der Lösung. Den Datenzugriff regelt ein Berechtigungskonzept.
Integrierte, flexible Planung
Bereits während des Workshops kristallisierten sich neue Anforderungen heraus: „Der Finanzinvestor erwartete einen rollierenden Forecast“, erklärt Oliver Fausten. „Zudem haben wir wegen der Buy-and-Build-Strategie die
Notwendigkeit gesehen, agiler in der Unternehmens-steuerung und damit flexibler in der Planung zu werden. Dementsprechend brauchten wir auch die Möglichkeit, unterjährig Budgets und Forecasts zu erstellen.“
Bei diesem Tool war PLIXXENT eine einfache Bedienbarkeit wichtig, da bei den Mitarbeitenden der erworbenen Geschäftseinheit nur wenig Erfahrung in der Budgetierung und Planung bestand.
Entschieden hat sich PLIXXENT für die Plattform Board. Für die Lösung sprach neben der hohen Benutzerfreundlichkeit die Möglichkeit, Freigabeprozesse zu hinterlegen, die in Zukunft bei komplexeren Planungsanforderungen zum Einsatz kommen sollten.
Die Budgetierung erfolgt in einem mehrstufigen Prozess. „Die Umsatzvorgaben erfolgen über den Chief Sales Officer. Diese werden dann heruntergebrochen auf die Länder. Auf dieser Basis ermittelt der Chief Operating Officer die Vorgaben für die einzelnen Standorte und gibt diese an die jeweils verantwortlichen Mitarbeitenden weiter“, konkretisiert Oliver Fausten. Die Eingabe der Plandaten erfolgt über die Board-Oberfläche. Relevante Vorjahres- und Vorquartalszahlen werden per Xtract Universal direkt aus SAP S/4HANA in Board transferiert.
Durch die integrierte Planung hat die Unternehmensgruppe auf mehreren Ebenen gewonnen. Das gilt für den Rohstoffeinkauf ebenso wie für die Ressourcenplanung der Produktion.
Eine zentrale Rolle spielt die jetzt mögliche unterjährige Budgetierung: Als Unternehmen, das über einen Leveraged Buyout erworben wurde, muss PLIXXENT besondere Berichtspflichten gegenüber dem Investor wie auch gegenüber den Banken nachkommen. Mit der Lösung war die Unternehmensgruppe zum Beispiel in der Lage, auch für zukünftige Quartale Kennzahlen in Bezug auf Eigenkapital, Verschuldung, Ertrag oder Liquidität, sogenannte Financial Covenants, zu berechnen und den verschiedenen Stakeholdern bereitzustellen.
„Ein Carve-out ist ein sehr komplexer Vorgang, bei dem ein kontinuierliches Monitoring von Kennzahlen eine
wesentliche Rolle spielt. Mit Qlik stand uns das passende Werkzeug zur Verfügung, um diese Kennzahlen schnell und einfach zu generieren und zu visualisieren. Gleichzeitig waren wir in der Lage, unseren Berichtspflichten gegenüber Investoren und Banken unkompliziert nachzukommen.“
Roll-out in weitere Fachbereiche
Für die Zukunft ist die Bereitstellung von Business-Intelligence-Anwendungen für weitere Fachbereiche geplant.
“Durch die mittels Qlik und Board gewonnene Transparenz über Kennzahlen und die Möglichkeit der rollierenden Planung konnten wir die Phase der Transitional Service Agreements sehr kurzhalten und zügig in den driver seat wechseln, um PLIXXENT datengetrieben in die Zukunft zu steuern.“
Oliver Fausten, CFO, PLIXXENT GmbH
“Durch die mittels Qlik und Board gewonnene Transparenz über Kennzahlen und die Möglichkeit der rollierenden Planung konnten wir die Phase der Transitional Service Agreements sehr kurzhalten und zügig in den driver seat wechseln, um PLIXXENT datengetrieben in die Zukunft zu steuern.“
Oliver Fausten, CFO, PLIXXENT GmbH
Über Transform8
Transform8 GmbH ist eine spezialisierte Beratung und ein Lösungsanbieter für digitale Transformation im BI-Umfeld. Mit technischer und fachlicher Expertise sowie langjähriger Erfahrung unterstützt Transform8 ihre Kunden dabei, die moderne Arbeitswelt einfacher, flexibler und transparenter zu gestalten. Dies erreichen die Experten von Transform8 durch die ganzheitliche Begleitung ihrer Kunden als Sparringpartner vom Konzept bis zur Implementierung.
Über Qlik
Qlik® hat eine Vision: Eine datenkompetente Welt, in der jeder mit Daten und Analysen Entscheidungsprozesse
optimieren und komplexe Probleme lösen kann. Die Qlik eine Active Intelligence Plattform bietet cloudbasierte Endto-End- Datenintegration und -analyse in Echtzeit. Diese schließt die Lücken zwischen Daten, Erkenntnissen und Maßnahmen. Durch die Umwandlung von Daten in Active Intelligence sind Unternehmen in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen, Umsatz und Rentabilität zu steigern und Kundenbeziehungen zu verbessern. Qlik ist in über 100 Ländern für mehr als 50.000 Kunden weltweit tätig.
Mehr Infos unter qlik.com
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