Praxis-Guide im Serienformat: Toolauswahl | Transform8
Toolauswahl

Praxis-Guide im Serienformat: Toolauswahl

Praxis-Guide im Serienformat: Toolauswahl – Vom Vorgehensmodell zu den Templates

„Für den Anwendungsfall bräuchten wir eigentlich ein neues Tool – wie jedoch das passende Tool finden?“

Die Anzahl der eingesetzten Tools in Unternehmen aber auch im privaten Kontext hat sich in den letzten Jahren exponentiell erhöht. Das Thema Toolauswahl ist ein ständiger Begleiter in unserem Alltag geworden. Dabei kann es sich um eine 2-Minuten-Entscheidung im App Store zwischen zwei Scan-Apps oder auch um eine monatelang vorbereitete Auswahl einer neuen BI-Software fürs Unternehmen handeln. Aufgrund der Relevanz haben wir beschlossen diesem Thema unsere erste Beitragsserie zu widmen. In unserem ersten Beitrag starten wir mit dem grundsätzlichen Vorgehensmodell zur Toolauswahl gespickt mit Tipps aus der Praxis. In den kommenden Wochen folgen weitere Vertiefungen in Bereiche wie Reporting oder Planung, jeweils mit hilfreichen Templates. Also schauen Sie einfach wieder rein oder abonnieren Sie bequem unseren Newsletter.

Warum tun sich Unternehmen oft so schwer, sich auf ein neues Tool festzulegen?

Auf dem Markt stehen immer mehr technische Helfer zur Verfügung. Die begriffliche Abgrenzung der Toolkategorien ist fließend. Professionelle Webauftritte und intelligente Vermarktung führen dazu, dass gefühlt bei jedem Tool jedes Feature verfügbar ist und die Entscheidung für das passende Tool zunehmend schwieriger wird. Um den genauen Funktionsumfang einer Softwarelösung bestimmen zu können, ist oft technisches und fachliches Know-how und eine ausgiebige Analyse sowie Testing erforderlich.  Dann vielleicht doch darauf verzichten und einfach „schnell mal“ ein Tool aussuchen? Könnte sich auszahlen. In vielen dieser Fälle stellt man nach der Einführung des Tools allerdings fest, dass es für den Einsatz ungeeignet ist. Sind dann Lizenzen gekauft, die Lösung implementiert und Mitarbeiter geschult, ist ein Wechsel oft umständlich und mit weiterem finanziellen Aufwand verbunden. Also was tun im „Tool-Dschungel“?

Praxis Tipp: Bevor sich auf den Umfang und das genaue Vorgehen festlegen, überlegen Sie sich welche Relevanz diese Toolauswahl auf Sie /Ihr Unternehmen hat. Kann es nach der Auswahl schnell wieder ausgetauscht werden? Wie hoch sind die Initialkosten? Wie groß ist der Anwenderkreis? Bei einer geringen Relevanz können Sie die nachfolgenden Schritte zum Teil ganz auslassen oder zusammenfassen und so im Umfang reduzieren. Bei einer sehr hohen Relevanz bietet es sich ggf. an sich externe Unterstützung zu suchen, um einerseits vom Praxiswissen über die relevanten Lösungen zu profitieren und andererseits weiterhin Zeit für das eigene Kerngeschäft zu haben.

Um dem „Tool-Dschungel“ Herr zu werden, ist es hilfreich sich an einem klaren, strukturierten Vorgehensmodell zu orientieren.

Dieses Vorgehensmodell und ein kostenfreies RfP Template haben wir für Sie zusammengestellt. Dieser kann hier im Anschluss an den Beitrag heruntergeladen werden.